Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von Vocatio (erreichbar unter vocatio.digital, nachfolgend „die Plattform") verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Xspire UG (haftungsbeschränkt)
Am Moshagen 19
33818 Leopoldshöhe
Deutschland
E-Mail: support@vocatio.digital

Ansprechpartner für Datenschutzanfragen: David Rosemeier, erreichbar unter der oben genannten Postanschrift sowie per E-Mail an support@vocatio.digital.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Bestellpflicht (§ 38 BDSG, Art. 37 DSGVO) nicht vorliegen.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung der Plattform verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

a) Beim Besuch der Website (Server-Logdaten):
IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite bzw. Datei, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL.

b) Bei Registrierung und Nutzung eines Kundenkontos:
Name, Firmierung bzw. Organisation, geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Anschrift, Telefonnummer (soweit angegeben), Zugangsdaten (Passwort in verschlüsselter Form), Vertrags- und Abrechnungsdaten.

c) Bei Nutzung der Plattform:
Von Ihnen oder Ihren Nutzern eingegebene Inhalte und hochgeladene Daten, Nutzungs- und Protokolldaten (z. B. Zeitpunkt von Anmeldungen, ausgeführte Aktionen), Support-Anfragen und die zugehörige Kommunikation.

d) Bei Kontaktaufnahme:
Ihre Angaben aus der Anfrage (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) sowie Metadaten der Kommunikation.

e) Bei der Abrechnung:
Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse für Rechnungen, gegebenenfalls USt-IdNr., gebuchter Tarif, Rechnungen und Zahlungsstatus sowie eine gekürzte Angabe der Zahlungsart (z. B. „SEPA-Lastschrift DE•• •••• 1234“). Vollständige Konto- oder Kartendaten speichern wir nicht: Kartendaten geben Sie ausschließlich auf der Bezahlseite unseres Zahlungsdienstleisters ein; eine IBAN, die Sie für ein SEPA-Lastschriftmandat bei uns eingeben, leiten wir unmittelbar an den Zahlungsdienstleister weiter.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Soweit wir Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten (z. B. Daten, die Kunden oder deren Nutzer in die Plattform eingeben), erfolgt dies als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines mit dem Kunden geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags. Verantwortlicher für diese Daten ist der jeweilige Kunde.

4. Hosting und eingesetzte Dienste

Die Plattform einschließlich der zugehörigen Backend-Systeme wird bei folgendem Hosting-Dienstleister betrieben:

Sliplane GmbH, Berlin, Deutschland. Die Plattform, ihre Datenbanken und unsere Statistik laufen auf Servern in Deutschland, im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Falkenstein/Vogtland (zertifiziert nach ISO/IEC 27001). Mit Sliplane besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen finden Sie unter sliplane.io/legal/dpa.

E-Mail-Versand

E-Mails der Plattform — etwa Einladungen zu Teams und Sitzungen, Links zum Festlegen eines Passworts und Hinweise auf Datenexporte — versenden wir über Buzzmark, einen Dienst der Hola Money S.L., Vélez-Rubio (Almería), Spanien. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der Nachricht sowie technische Zustelldaten (z. B. Zeitpunkt und Zustellstatus) verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in der Europäischen Union. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO; Informationen unter buzzmarkapp.com/dpa.

Statistik mit Umami

Auf unseren öffentlichen Seiten (z. B. Startseite, Rechtstexte, Anmeldung) messen wir mit Umami, wie sie genutzt werden. Umami ist eine quelloffene Webanalyse, die wir selbst auf unseren Servern in Deutschland betreiben (Hosting: Sliplane, siehe oben). Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Zweck ist die Reichweitenmessung der öffentlichen Seiten, um deren Nutzung auszuwerten und unser Angebot zu verbessern. In der angemeldeten App wird nie gemessen.

Der Einsatz erfolgt ausschließlich mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie über das Banner erteilen. Ohne Einwilligung wird das Statistik-Skript nicht geladen.

Umami setzt keine Cookies. Erfasst werden die aufgerufene Seite, die verweisende Seite, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße und Sprache sowie das aus der IP-Adresse abgeleitete Land, die Region und der Ort. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert: Sie wird nur kurzzeitig verwendet, um den Standort grob zu bestimmen und eine pseudonyme Besuchskennung zu bilden, deren Schlüssel monatlich wechselt. Bei Einladungslinks wird der persönliche Teil der Adresse nicht erfasst. Von den Suchparametern einer Adresse erfassen wir nur Kampagnen-Merkmale (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term), etwa wenn Sie über einen Newsletter oder eine Anzeige zu uns kommen; alle anderen Suchparameter nicht. Außerdem zählen wir, ob bestimmte Schritte abgeschlossen wurden: Demo gestartet, Anfrage gesendet, Konto angelegt und Tarif gebucht, bei einer Anfrage deren Art und bei einer Buchung Tarif und Abrechnungsrhythmus. Inhalte, Namen oder E-Mail-Adressen werden dabei nicht erfasst.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über den Link „Cookie-Einstellungen" in der Fußzeile unserer Seiten.

Eigene Nutzungsstatistik

Zur Weiterentwicklung der Plattform führen wir eine eigene Nutzungsstatistik in Form anonymer Tageszähler je Gemeinde bzw. Organisation. Diese Zähler enthalten keinen Personenbezug; einzelne Nutzer sind daraus nicht identifizierbar. Soweit bei der Erhebung kurzzeitig personenbezogene Daten (z. B. die IP-Adresse) verarbeitet werden, geschieht dies auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Weiterentwicklung der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Feedback in der App

Angemeldete Nutzer können uns über „Feedback geben“ Rückmeldungen zu einzelnen Funktionen senden. Dabei speichern wir den gewählten Bereich, die Bewertung, den Text, die aufgerufene Seite (ohne persönliche Teile der Adresse), den Zeitpunkt sowie Name, E-Mail-Adresse und Gemeinde bzw. Organisation der Person. Die IP-Adresse speichern wir dabei nicht. Das Feedback sieht nur unser Team in der Betreiberkonsole, nicht die eigene Gemeinde oder andere Kunden. Wir nutzen es, um die Plattform zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Weiterentwicklung), und melden uns nur dann per E-Mail, wenn Sie Rückfragen ausdrücklich erlaubt haben. Bitte tragen Sie keine Namen Dritter oder vertraulichen Inhalte aus Sitzungen ein. Feedback löschen wir nach 24 Monaten, auf Wunsch früher.

Zahlungsabwicklung mit Mollie

Bezahlte Tarife rechnen wir über Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, ab. Mollie wickelt SEPA-Lastschrift, Kreditkarte und PayPal ab. Dazu übermitteln wir Name der Organisation, E-Mail-Adresse, Betrag, Zahlungszweck und — bei SEPA-Lastschrift — Kontoinhaber und IBAN. Kartendaten und PayPal-Zugangsdaten erhebt Mollie direkt auf der eigenen Bezahlseite; wir erhalten nur den Zahlungsstatus und eine gekürzte Angabe der Zahlungsart. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Mollie ist als beaufsichtigtes Zahlungsinstitut für die Zahlungsabwicklung selbst verantwortlich, etwa zur Erfüllung geldwäscherechtlicher Pflichten; Einzelheiten unter mollie.com/de/privacy.

Rechnungsstellung mit Qonto

Rechnungen erstellen wir über unser Geschäftskonto bei Qonto (Olinda SAS, 18 rue de Navarin, 75009 Paris, Frankreich). Dabei werden Name der Organisation, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse für Rechnungen, gegebenenfalls USt-IdNr. sowie Leistung, Zeitraum und Betrag verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt in der Europäischen Union. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (Vertragserfüllung, steuerrechtliche Pflichten).

Darüber hinaus setzen wir keine weiteren externen Dienste für den Betrieb der Plattform ein.

Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Plattform erforderlich sind (z. B. Sitzungsverwaltung, Login-Status). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Diese Cookies können nicht abgewählt werden.

Weitere Cookies setzen wir nicht ein; auch die Statistik mit Umami kommt ohne Cookies aus. Ihre Entscheidung im Banner speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers, damit wir nicht bei jedem Besuch erneut fragen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Ihre Einwilligung in die Statistik können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" in der Fußzeile widerrufen oder anpassen.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Empfänger können daneben im Einzelfall Steuerberater, Rechtsberater und Behörden sein.

Als Auftragsverarbeiter setzen wir ein:

Mit diesen Auftragsverarbeitern haben wir Verträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Für die Zahlungsabwicklung erhält außerdem Mollie B.V. (Amsterdam, Niederlande) die dafür nötigen Daten; Mollie verarbeitet sie als eigenständig Verantwortlicher (siehe Abschnitt 4).

6. Übermittlung in Drittländer

Ihre Daten verarbeiten wir auf Servern in der Europäischen Union; das Hosting liegt in Deutschland. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet nicht statt.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• Server-Logdaten: Löschung bzw. Anonymisierung nach spätestens 14 Tagen, sofern kein sicherheitsrelevanter Vorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.
• Statistik (Umami): Es werden keine Cookies gesetzt. Die erfassten Statistikdaten löschen wir nach 14 Monaten.
• Konto- und Vertragsdaten: für die Dauer der Nutzung, auch in der kostenlosen Version nach dem Ende eines kostenpflichtigen Vertrags; Löschung innerhalb von 30 Tagen, nachdem die Löschung der Organisation verlangt wurde oder die Nutzung endet, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: gemäß handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO) bis zu zehn Jahre.
• Im Auftrag verarbeitete Kundendaten: gemäß den Weisungen des Kunden und den Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags; nach Vertragsende Löschung oder Rückgabe nach Wahl des Kunden.
• Kommunikation und Support-Anfragen: solange dies zur Bearbeitung und Dokumentation erforderlich ist.

8. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie gegenüber uns folgende Rechte:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an support@vocatio.digital oder an unsere oben genannte Postanschrift.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.